9 צעדים לפורטל ארגוני מנצח

תראו לנו את הפורטל הארגוני שלכם ונאמר לכם עד כמה אתם באמת דיגיטליים. "ארגון מחובר" מתחיל מהעובדים, הקהילה הראשונה סביב המותג. תנו להם מקום לחקור, לתקשר, לשתף, לעבוד וגם ליהנות בממשק דיגיטלי נוח ובעל ערך ותראו איך טרנפורמציה אמיתית מתרחשת.

דיגיטל מתחיל מבפנים

יצא לכם לספור כמה פעמים המנכ"ל או אנשי השיווק בארגון שלכם הזכירו טרנספורמציה דיגיטלית בשנה האחרונה? העניין הוא שלעתים גם בחברות גדולות ועתירות תקציב, הטרנפורמציה נשארת בגדר מילים יפות בלבד. מהפכה אמיתית לא יכולה לקרות כלפי חוץ לפני שהיא מתקיימת קודם מבפנים. רוצים להיות דיגיטליים? תתחילו בבית.

על פי פורבס, 84 אחוז מהארגונים כושלים בתהליך הטרנספורמציה הדיגיטלית, מכיוון שעובדי הארגון ממשיכים להתנהג בדיוק כמו קודם. גם כשהטכנולוגיה והאסטרטגיה קיימות, מהפכות לא סוחפות את האנשים ולא משנות את ההתנהגות שלהם בפועל. במילים אחרות, אם לא תשקיעו זמן בשינוי הרגלים ואופן קבלת ההחלטות בארגון, הטרנספורמציה לא תושלם.

הדרך הקצרה ביותר לשינוי הרגלי העובדים שלכם, היא דרך הפורטל הפנים ארגוני. לא מעוניינים להכנס לסטטיסטיקה? הנה כמה צעדים שכדאי לכם לשקול:

1. אמצו תרבות דיגיטלית

עדיין משתמשים בפקסים? כדי ליצור תשתית דיגיטלית שעושה טרנספורמציה אמיתית לארגון, צריכה להתקיים תרבות דיגיטלית בתוך הארגון עצמו, ולפני הכל "אוריינות דיגיטלית". האם הפורטל שלכם נוח למשתמשים? האם שאלתם אותם על כך? אולי יש להם הצעות לשיפור חוויית המשתמש? אולי קיבלתם הצעות ייעול מהאנשים שמשתמשים בפורטל בשטח, ולא התייחסתם אליהן? האם יש בכלל כתובת לפניות מסוג זה?

עודדו את העובדים שלכם לחשוב כיצד אפשר לייעל תהליכים, להציע כלים, ללמוד ולדעת שיש מי שמקשיב בצד השני. העובדים הם הלקוחות הראשונים של הארגון, הם "המשפחה", המעגל הראשון שאתם צריכים להפוך למרוצה. אין סיבה שהם לא יקבלו את השירות הטוב מכולם.

2. דברו חופשי

תרבות דיגיטלית היא תרבות שטוחה, שקופה וישירה. הצורה שבה מתקשרים בארגון שלכם יכולה להשפיע מאוד על הטמעה של כלים חדשים, איתור בעיות קיימות ופתרון שלהן. קהילת העובדים שלכם צריכה להרגיש שהיא יכולה לדבר חופשי על כל דבר, מתוך הנחת בסיס שכולם רוצים את מה שטוב לארגון.

חברות שמשקיעות בתקשורת הארגונית הפנימית מזהות שכשעובדים מרגישים שמקשיבים להם הם משקיעים יותר בשיפור מקום העבודה שלהם. התקשורת הזו מתקיימת בכל הערוצים, בין אם אתם מודעים להם ובין אם לא. כדאי שתתנו לה במה מרכזית, במקום שבו תוכלו גם להתייחס.

3. אפשרו עבודה מרחוק

לקונספט של עבודה מהבית מגיע סעיף דיגיטלי נפרד. דיגיטל זה לא רק לתת לעובד לפטופ או נייד או טאבלט, אלא לאפשר עבודה נוחה כמו במשרד, גם מחוצה לו. אם אתם נתקלים במגבלות אבטחה, תוכלו להגדיר לאילו משימות תהיה גישה מרחוק ולאילו לא. יש פה רווח עצום לארגון. אם עובד יכול להזין לידים ולהציע שירות לקוחות מכל מקום ובכל זמן, העסק ירוויח מזה ישירות.

 

4. תאהבו את הקהילה שלכם

בפורטל ארגוני צריכים להיות אספקטים של תקשורת חברתית וניהול קהילה. כדאי להסתכל על קבוצת עובדי הארגון כקהילה – ולהתייחס אליהם בהתאם. מקום העבודה הוא המקום שבו הם מבלים את רוב שעות הערות שלהם. למערכות פנים ארגוניות יש יכולת לחבר בין ארגונים, ואף בין סניפים בינלאומיים של אותה חברה.

הפורטל הארגוני הוא המקום שבו שומעים על חדשות ארגוניות לפני כולם. זו מדורת השבט הדיגיטלית, וגם המקום הפונקציונאלי שבו הכל קורה – הזמנת ארוחות, הטבות לעובדים, ניהול משמרות, מערכות מכירה – הפורטל הוא המקום שבו הכל מתחיל ולכן הוא מאפשר לעשות את כל מה שהעובד זקוק לו במהלך היום.

5. אינטגרציה – תשמרו על מה שכבר עובד

חשוב להבין שאנחנו לא פועלים בוואקום. לא נוכל להמציא את האינטרנט מחדש בתוך הפורטל הארגוני. אם יש יישומים שהעובדים שלכם עושים בהם שימוש להשלמת העבודה, כדאי לשלב גם אותם בתוכו. בצורה זו הפורטל הארגוני יהפוך למקום פונקציונלי, התחנה הראשונה שבה עוברים בתחילת יום עבודה.

6. עודדו למידה

ארגונים משקיעים המון בהדרכה מתוקשבת בארגונים (LMS), כתחליף או השלמה ללמידה פרונטלית או הדרכה אחד על אחד. אנחנו מתחילים לראות מגמה, והיא רק תלך ותתגבר, של מערכות הדרכה מוטעמות בתוך הפורטל הארגוני. המערכות מנגישות את המידע לעוד עוד עובדים, והופכות את הארגון כולו לחכם יותר.

7. שתפו שתפו: הטמיעו אלמנטים חברתיים

יכולות שכדאי להטמיע בפורטל הארגוני שלכם יכולות לכלול פורטל בלוגים פנימי, שיתוף פריטי תוכן, אפשרות לשיחות אחד על אחד (צ'אט) ובקבוצות – מרחבי שיח בין מחלקות, מתחמי עבודה וירטואליים, לפי פרויקטים, או בנושאים שונים. ככל שהמערכת תהיה ידידותית יותר, נוחה יותר, ואטרקטיבית יותר למשתמשים, תראו עלייה במעורבות, וגם תקבלו יותר פידבקים לשיפור.

8. הקדישו מחשבה למיתוג מעסיק

מיתוג מעסיק הוא האופן שבו הארגון משווק את עצמו עבור מועמדים פוטנציאליים. כבר לא מספיק להגיד שאתם חברה גדולה, רצינית, או שהרווחתם המון כסף בשנה שעברה. המועמדים רוצים לוודא שכיף אצלכם, שדואגים לעובדים, שיש לכם מוצר מעניין, פעילויות פנאי מושקעות, שאתם לוקחים חלק בפרויקט התנדבותי וכדומה.

העובדים הקיימים הם השגירים הטובים ביותר להעברת המסרים האלו וכדאי מאוד להקל עליהם את העברתם. תוכלו להעזר בפורטל הארגוני כדי ליצור פוסטים ממוקדים שניתן לשתף בערוצים השונים ולהנגיש את השיווק לכל עובדי החברה. תוכלו להוסיף לפורטל גם מערכת תגמולים אישית ומעקב אחר מועמדים שכל עובד הביא.

9. איך מודדים הצלחה של פורטל ארגוני?

הצלחת פורטל ארגוני נמדדת במעורבות של עובדים: כמה שימוש עושים העובדים בפועל, מבחינת זמן שהייה, כמות פעולות, כמות אירועים חדשים שנוצרים, כמות שיחות, כמות קורסים דיגיטליים הושלמו במערכת וכדומה. אם הפורטל שלכם לא מגיע למדדים שמרצים אתכם, זה כנראה הזמן לשיפור. לפעמים שינוי קטן בממשק עשוי להשפיע רבות.

גם לכם יש טיפים לפורטל ארגוני מוצלח? ספרו לנו