4 מפתחות להצלחה בניהול פרויקט דיגיטל

זה אולי לא תמיד נראה ככה מהצד, אבל ניהול פרויקט דיגיטלי היא עבודה מאוד יצירתית. בכל רגע נתון יכול להופיע שינוי בדרישות, אתגרים או פתרונות טכנולוגיים חדשים שמשנים את המוצר הסופי ומזעזעים את תכנית העבודה. מנהלי הפרויקט בריל קומרס אחראים על ההתמודדות עם הזעזועים האלו ובעיקר על הבלימה שלהם מול יעדי הפרויקט.

שגיב לוי, מנהל פרויקטים בריל קומרס, מיפה 4 מפתחות להצלחה בניהול פרויקט. להדפיס, לגזור ולתלות מעל המסך.

1. תכנון והתאמת תכולה לתקציב

מוכנים? מתחילים. זה הבסיס לפרויקט מצליח. השלב שבו מגדירים את העבודה שצריך לבצע בשביל לסיים את הפרויקט בהצלחה. השלב מתחיל בבניית תוכנית עבודה (מפת דרכים) שממפה את כלל חבילות העבודה (דרופים). עבור כל חבילה מגדירים  מועדי התחלה וסיום וכמובן מטרות ברורות. החלוקה לחבילות עוזרת לחלק את הפרויקט ל"תתי פרויקטים" קטנים ובכך לנהל ולתזמן משאבים בצורה יעילה יותר. מומלץ מאוד לשתף את צוותי העבודה (פיתוח/ QA /עיצוב/ UX) במטרות שהוגדרו לכל חבילת עבודה. השיתוף הזה מאפשר שיח פתוח ודו כיווני  שעוזר למנהל הפרויקט להבין עלויות מוערכות של הצוות המקצועי ותכנון זמינות משאבי הפרויקט. השיח אמור להציף שאלות חשובות. אילו שאלות למשל? הנה כמה דוגמאות מפיתוח אתר eCommerce שעשינו, בו אחת ממטרות הדרופ הראשון היתה תכנון יחידת המוצר הרוחבית:

  • מה הם מצבי התצוגה השונים עבור כל יחידת מוצר?
  • אילו נתונים דרושים להצגה עבור כל סוג מוצר (מוצר שקיל, מוצר שנמכר ביחידות)?
  • האם יש מאפיינים נוספים שעשויים להשפיע על תצוגת יחידת המוצר? למשל מוצר פעיל / מוצר לא במלאי /מוצר עונתי ?

התשובות שיתקבלו עבור השאלות יאפשרו לתכנן תשתית נכונה לניהול הדאטה של המוצר באתר / אפליקציה. הן גם יעזרו למנהל הפרויקט לוודא שתכולת הדרופ ברורה לכולם – גם לצוותי הפיתוח וגם ללקוח עקב תיקוף מצבי התצוגה השונים מולו.

2. זיהוי גורמים קריטיים להצלחה

תוכנית העבודה משתנה ומתעדכנת לאורכו של הפרויקט בגלל גורמים רבים שלא ניתן לצפות מראש. אי הודאות עשויה לנבוע מדרישות לקוח חסרות, פיתוח בטכנולוגיה חדשה וכו'. גם הגורמים שיהפכו את הפרויקט להצלחה לא תמיד ברורים אבל קיימים מספר גורמים שהקפדה עליהם יכולה לצמצם את השטח האפור ולאפשר ניווט נכון וגמיש יותר לאורכו של הפרויקט:

  • התאמת הטכנולוגיה לפרויקט
    הבנת צרכי הארגון לצד הגבלות אבטחת מידע / טכנולוגיה / מערכת ליבה יאפשרו איתור פתרון טכנולוגי אידאלי וצמצום סיכונים בשלב מתקדם יותר של הפרויקט. אם לא נתייחס לצרכים בשלבים מוקדמים של הפרויקט, עולה הסיכוי שמגבלות כלשהן יצופו בשלב מאוחר יותר ויצריכו מאיתנו לזרוק לפח עבודת פיתוח רבה.
    איך זה משפיע? בעיקר בהיבטי לו"ז, תקציב וחוסר שביעות רצון של הלקוח. ככלל, ככל שמגלים את הבעיה בשלב
    מאוחר יותר של הפרויקט כך תקורות השינוי יהיו גבוהות יותר
  • תקשורת מנהל הפרויקט
    מנהל הפרויקט חייב להיות בעל יחסי אנוש מעולים! כזה שיודע לשים את האגו בצד (להנהיג) ולראות את התמונה הרחבה לצד הירידה לפרטים. לאורכו של הפרויקט יאלץ מנהל הפרויקט להיות בעל מודעות סביבתית גבוהה. זאת במטרה לאזן בין הצרכים והמטרות, המשותפות והשונות, של הבית מול הלקוח. איזון שכזה יאפשר להבחין בין בעיות ונושאים שנכון למנהל הפרויקט להתעקש עליהם לעומת נושאים שנכון לוותר בהם. בריל קומרס שמים דגש על בניית מערכת יחסים ארוכת טווח תוך מתן דגש על צורכי הארגון המשתנים

  • ניהול חריגות ושינויים
    בני אדם משנים את דעתם. זה קורה ורוב הזמן זה לטובת הפרויקט. לפעמים השינויים האלו יכולים לשנות לחלוטין את הפרויקט. ניהול החריגות מאפשר לתחם את הפרויקט ובכך לשמר אחיזה בתקציב ובלו"ז הפרויקט. כל שינוי צריך להיות מתועד עבור שני הצדדים והמשמעויות שהוא גורר בפרויקט צריכות להיות ברורות לכולם.

בנוסף, ניהול החריגות מאפשר למנהל הפרויקט להרים דגלים בזמן ולנהל את הסיכונים שעשויים להיווצר כתוצאה מהחריגות שנוספו לפרויקט.

3. חוויית הלקוח בפרויקט

ריל קומרס היא חברה שממוקדת במשתמשים ובמקרה הזה, המשתמש של מנהל הפרויקט הוא הלקוח. הצורה שבה הוא חווה את ניהול הפרויקט היא קריטית ומהווה גורם מבדל בין הספקים השונים שמתמודדים על הפרויקט. אנחנו דואגים למדוד את החוויה שאנחנו מספקים לאורכו של הפרויקט כדי לוודא שאנחנו ממשיכים להשתפר כל הזמן.

הנה כמה פרמטרים שעוזרים לנו לשפר את חוויית הלקוח:

  • דיוק – עמידה בלוחות זמנים ובאיכות התוצר
  • שיתוף – שיתוף הלקוח בצמתים חשובים בפרויקט והזדמנות לספק לנו פידבק בתדירות גבוהה
  • שקיפות – יצירת אמון הדדי על ידי הנגשת ז'רגון טכני והזמנת לקוחות לביקורים ברצפת הפיתוח
  • עדכון – פגישות סטטוס לשם מעקב שוטף ורתימה של הגורמים המעורבים בפרויקט
  • אמפתיה – לחוות את הפרויקט דרך עיני הלקוח – להבין את הקשיים/ הלחצים שאיתם הוא מתמודד כדי להבין טוב את הצורך האמיתי שלו
  • ייצוג – מנהל הפרויקט הוא קולו של הלקוח מול צוותי הפיתוח. הוא צריך לנהל את הקונפליקטים שעולים במהלך הפרויקט על הצד הטוב ביותר עבור הלקוח

4. תיעוד

תיעוד הוא אמצעי מרכזי בניהול פרויקטים. תיעוד נכון איננו "כתיבה בדיעבד", אלא חלק מרכזי ואקטיבי שמשמש למטרות הבאות:

  • מעקב אחר החלטות שהתקבלו ויישומן לאורך הפרויקט
  • הצגת סטטוס ברור של המצב בפיתוח להנהלה הבכירה / ללקוח / לבעלי העניין
  • שימור ידע והפצתו בין העובדים בארגון
  • תחזוקה / תפעול של המערכת המפותחת
  • ניתוח הפרויקט בדיעבד תוך הפקת לקחים קדימה!

למרות חשיבות התיעוד, קיימים מצבים  של "עודף תיעוד", שנגרם בעיקר בגלל חוסר הבחנה בין עיקר לטפל.

מומלץ לתעד נושאים כגון:

  • אפיון דרישות לקוח – ניתוח הצורך העסקי מאפשר הגדרת פונקציונאליות של המערכת ובניית אפיון HLD / LLD טוב יותר שתואם את צרכי הלקוח (נקודה חשובה לצמצום הפער בין דרישת הלקוח לתוצר שהלקוח עתיד לקבל).
  • סיכומי פגישות – שכוללים את תמצית הנושאים שנידונו בפגישה, החלטות שהתקבלו ומשימות (כולל תאריכי יעד) לביצוע שנגזרו מהפגישות
  • צמתי החלטה חשובים – החלטות / מסקנות / דרישות / תעדופים / תכולות עבודה
  • משברים וחריגות
  • חוזי שירות / תחזוקה
  • מדריכי שימוש במערכת

פרויקט דיגיטלי כולל מגוון סיכונים שצריך להכיר כשיוצאים לדרך. חשוב שתוודאו שהצוות שמלווה אתכם בתהליך מכיר אותם ויודע איך להתמודד איתם.

רוצים לשמוע עוד על הנסיון שלנו? מוזמנים לכתוב לנו