דבר ראשון, תירגעו! מה עושים במצבי לחץ בעבודה?

יש עשרים מיילים לענות עליהם עכשיו, עשרה קמפיינים להעלות לאוויר, חמש עשרה עמודי פייסבוק, לינקדאין וטוויטר שצריכים לנטר, דוחות להכין, וללמוד על ההתקלות החדשות מבית היוצר של מרק צוקרברג.

במילים אחרות, לחץ. הרבה לחץ. כולנו מכירים את זה, כולנו היינו שם (או נמצאים שם כל יום). לא מספיקים לענות על מייל אחד, וארבעה חדשים צצים באינבוקס, רק מסיימים משימה אחת, וכבר השלוש שאחריה נדחפות קדימה, כל אחת צועקת שהיא הכי חשובה, וחייבים לטפל בה עכשיו. זה נכון, אגב, לכמעט כל סוג עבודה, אבל בשיווק, בטח שיווק דיגיטלי, שלפעמים נראה לאנשים מבחוץ כפשוט וקל – כמות המשימות יכולה להיראות לא הגיונית בעליל.

אז איך אנחנו מתמודדים עם כל הלחץ הזה? איך מוודאים שאנחנו אכן מגיעים להכל בזמן, ושכל הפרויקטים שאנחנו מנהלים אכן יגיעו ליעדם בזמן ובשלום?

תיעדוף, או ‘מה אני באמת חייב לעשות’

כן, אנחנו יודעים, חייבים לעשות את הכל. אבל באמת שאי אפשר. כמו שפעם אמר טומי לי ג’ונס בסרט משובח, ‘תמיד יש איזו ספינת חלל שבאה לפוצץ את כדור הארץ, או חייזר שמאיים להשמיד את כולנו’. גם אחרי הקריסיס הזה, תמיד יבוא אחד אחריו. ולכן אתם צריכים להחליט – מה באמת הכי חשוב. הדו״ח ללקוח? התוכן שיעלה היום? ההצעת מחיר שאיתה תגיעו להספק החודשי? ההחלטה הזו היא שלכם, והיא מבוססת על:

  • דחיפות בזמן – אם זה כנס מחר, זה יותר חשוב מאשר ניוזלטר שתוציאו עוד שבוע, גם אם אתם אוהבים להיות מוכנים מראש.
  • חשיבות פרויקט – פרויקט של קמפיין בתקציב נמוך מאוד מול פרויקט של 100,000 דולר – תעשו את החשבון לבד.
  • מורכבות המשימה- לפעמים עדיף לתעדף דברים שלוקחים מעט זמן, כי זה מנקה לנו דברים מהשולחן.

ניקוי שולחן, או ‘לסמן וי זה כיף’

כשבאים בבוקר ביום ראשון, ונופלים עלינו מיליון דברים, וטלפונים, וכל המיילים מהסופ”ש, וצריך להתחיל את הכל, ואנחנו כבר אחרי הקפה השלישי – מאוד קל לראות את הכל כמו חומה. אם מתחילים במשימות פשוטות יחסית – וכן, גם לקרוא ולענות ‘אני אגיע לזה מחר’ למייל נחשבת כמשימה – מהר מאוד אנחנו יכולים להפוך את הקיר הזה של משימות למשהו הרבה יותר קל לעיכול. וברגע שאנחנו מסמנים ‘וי’ על המשימה הראשונה, גם הרבה יותר קל לנו להמשיך למשימה הבאה אחריה.

שלוש משימות, לא יותר

לא משנה כמה זמן יש לנו ביום – כנראה שלא נספיק לעשות את כל מה שתכננו. גם בגלל שפתאום יש פגישה עם המנכ”ל, או שיש שיחת טלפון דחופה מספק שחייבים לטפל בו באותו רגע, או בגלל פליטת פה של בעל חברה אחרת שבכלל לא קשורה אליכם, ואתם עכשיו צריכים לנהל משבר מול הלקוחות שלכם. אז קחו בחשבון שמתוך המשימות שמונחות לכם על השולחן – אתם תספיקו רק שלושה מהן. אילו מהן? את זה אתם כבר צריכים להחליט. שיטת התיעדוף היא פחות או יותר כמו שהזכרנו בפסקה הראשונה. מה באמת הכי חשוב להיום? האם אני יכול בעזרת מייל קצר ללקוח להעביר משימה למחר? האם התוכן הזה הכרחי למחר, או שהוא יכול לחכות יום יומיים?

אחרי שכתבתם את שלוש המשימות שאתם באמת תספיקו היום, אפשר לעשות אחד משני דברים. אפשר לפרק אותם למשימות טיפה יותר קטנות (נניח ‘דוחות חודשיים’ יכול להיות ‘דוח אנליטיקס’, ‘דוח תקציבי פרסום’, ‘דוח תוכן’), או להוסיף עוד שני משימות שהם בגדר ה’אם אני אספיק גם את אלה זה מדהים’.

אל תתפתו להוסיף יותר – ואנחנו יודעים כמה זה קשה, ברגע שרושמים משימה אחת להיזכר בשלוש אחרות שגם צריך לעשות. תרשמו את כולן. ואז תשאירו רק את מה שאתם באמת באמת באמת חייבים לעשות.

ואז תעשו.

אז יאללה, לעבודה!